「とりあえずフォルダに入れておく」
そんなこと、していませんか？
現実の持ち物はスッキリしているのに、
PCの中だけはカオス…。
実は私も、かつてはそうでした。
でも、データ整理を怠ると、
・探し物に時間がかかる
・同じ資料を何度も作ってしまう
・“あのフォルダ、ぐちゃぐちゃだな…”という小さなストレス
が積み重なっていきます。
そんな経験から、弊社では「フォルダ整理の思考」を
シンプルなルールで運用しています。
日頃のルール
PCフォルダからクラウドフォルダへ移動する。
どんなに整理しても、PCが壊れたら一瞬でデータは消えます。
今はGoogle DriveやDropboxなど便利なクラウドがあります。
せめて「保存先をクラウドにしておく」だけでも、
大切なデータを守ることができます。
月1回の“整理の日”を作る
私は正直、マメではありません。
なので「月1回だけ」はフォルダを開き、
“とりあえず入れておいた”データを仕分けします。
これは心の整理にもつながります。
開くたびに「フォルダぐちゃぐちゃだな…」と思うだけで、
無意識に脳が疲れてしまうからです。
頭のメモリを空けるには、“見える場所を整える”のがいちばん効果的です。
ルール1：フォルダ階層は2段まで
個人でも法人でも、
「大きなカテゴリー → 小さなカテゴリー」
の2階層までが最も管理しやすいです。
例）
- クライアント
└＿制作データ - 経理
└＿領収書・請求書
深くしすぎると、探すたびに迷子になります。
ルール2：命名ルールを決める
データ名の統一は「検索効率」を上げる鍵です。
たとえば日付を
- 20251109（8桁）
- 251109（6桁）
のどちらかに統一。
また、見積書・請求書などの表記もブレないようにします。
避けたいのは次の3点。
- 環境依存文字（例：①や㈱など）
- 全角・半角スペース混在
- ハイフンとアンダースコア以外の記号
フォルダ名やファイル名は、検索・共有・バックアップのときに不具合を起こしやすい部分です。
たとえば「全角スペース」や「記号」が混ざると、
クラウドサービスや他OS（Mac⇔Windows）で
ファイルが開けなかったり、正しく同期されないことがあります。
つまり、「後で困らないための下準備」なんです。
日付や命名の統一は、未来の自分やチームへの思いやり。
デジタルも“整える”ことで、仕事のスピードが上がります。
フォルダの乱れは「脳の散らかり」と同じ
脳は視覚情報を整理しようと、常に働いています。
つまり、PC画面にフォルダや未整理のデータが並ぶだけで、
無意識のうちにエネルギーを使ってしまうんです。
人は、不要な情報を目にするたびに
“処理しなきゃ”という小さなストレスを感じます。
その結果、本来集中したい作業へのエネルギーが削られます。
整理は「脳のメモリを開放する」行為
フォルダを整理すると、脳は安心します。
なぜなら、“どこに何があるかわかっている”状態は、
脳にとって非常にエネルギー効率がいいからです。
心理学でいう「決断疲れ（Decision Fatigue）」も軽減され、
必要なデータを探す時間も短縮。
結果として、集中力の持続時間が長くなります。
「デジタル掃除」は思考のメンテナンス
散らかったフォルダを整理することは、
実は“自分を整える時間”でもあります。
仕事に追われる日々の中で、
「少し整理する」＝「自分の思考を整える」こと。
フォルダを整えることは、業務効率を整えること
フォルダ整理は「見た目をきれいにする作業」ではなく、業務の生産性と再現性を高めるための基盤づくりです。
あらかじめフォルダ構成や命名ルールを明確にしておくことで、誰が見ても迷わず使える状態を保つことができます。結果として、作業スピードの向上・情報共有の効率化・トラブル発生時の迅速な対応が可能になります。
また、整理されたデータ環境は「探す・迷う」といったムダな判断を減らし、意思決定のスピードを上げます。
つまり、フォルダを整えることは、チーム全体の時間と思考コストを削減することにつながります。
フォルダ整理は一見地味ですが、長期的には確実に業務品質を底上げする“見えない投資”です。
月に一度でもルールを見直す時間を持つことで、組織全体の生産性と信頼性を着実に高めることができます。